信書の取り扱いは郵便法で定められており、
法律で定められた特定のサービスで送らなければ違法となってしまいます。
知らないうちに法律に引っかかってしまうことがないよう、
事前に信書について確認をおこないましょう。
目次
信書とは
信書とは、
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、
又は事実を通知する文書」
と郵便法及び信書便法に規定されています。
「特定の受取人」とは、
差出人が受取人を特定した文章を使用しているかどうかということです。
つまり、「●●様」や「▲▲会社御中」「◼︎◼︎会員様」
「♦︎月お誕生日のお客様」など
差出人が受取人を特定した名詞や文章を記載していれば
「特定の受取人」ということになり、信書となります。
近年、さまざまな配達サービスが増えていますが、
信書を郵便以外の方法で送付してしまうと
「郵便法違反」とみなされてしまいます。
信書に該当するもの
総務省のガイドラインでは、以下が信書として扱われています。
書状
ハガキ、手紙など
請求書の類
納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書など
許可書の類
免許証、認定書、表彰状など
会議招集通知の類
結婚式等の招待状、業務を報告する文書など
証明書の類
印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し、結果通知書など
ダイレクトメール
文書自体に受取人が記載されている文書、商品の購入等利用関係や契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書（◯◯会員の皆さまなど）
信書に該当しないもの
総務省のガイドラインでは、以下は信書に該当しないとされています。
書籍の類
新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスター、講習会配布資料、作文、研究論文、卒業論文、裁判記録、図面、設計図書など
カタログ
通信販売のカタログ、チラシ、パンフレットやリーフレットなど
小切手の類
手形、株券、為替証書など
プリペイドカードの類
商品券、図書券、プリントアウトした電子チケットなど
乗車券の類
航空券、定期券、入場券など
クレジットカードの類
キャッシュカード、ローンカードなど
会員カードの類
入会証、ポイントカード、マイレージカードなど
ダイレクトメール
街頭配布や新聞折り込みを前提としたチラシ、店頭配布を前提としたパンフレットやリーフレットのなど
その他
説明書の類（市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書）、求人票、配送伝票、名刺、パスポート、振込用紙、出勤簿、ナンバープレートなど
信書の送り方
信書は、日本郵便の
「普通郵便」「レターパック」「スマートレター」
などで送ることができます。
「ゆうパック」「ゆうメール」「ゆうパケット」「クリックポスト」は、
信書不可のサービスのため送ることができません。
また、ヤマト運輸はどのサービスでも信書を送付することはできません。